Budżet firmowy to nie jest tylko tabelka z zestawienie planowanych przychodów i kosztów, podzielona na miesiące.

Budżet to narzędzie, dzięki któremu masz szansę prowadzić swój biznes bardziej efektywnie.

Wiadomo, że w biznesie najważniejszy jest….. biznes. Czyli klienci, produkty, sprzedaż i kasa na koncie.

Ale jestem przekonana, że dobrze zrobiony budżet jest narzędziem, dzięki któremu Twój biznes może działać bardziej efektywnie, możesz wyciągnąć z niego maksimum potencjału.

W tym artykule chcę zwięźle i prosto opowiedzieć, jak to zrobić.

ZROBIŁAM BUDŻET FIRMOWY. I CO DALEJ?

Samo zrobienie budżetu, ale takiego naprawdę dobrego, wymaga sporo pracy i trochę czasu.

Więcej na temat tego, na co zwracać uwagę przy tworzeniu budżetu firmowego i jak się do niego zabrać, znajdziesz w moim innym artykule Od czego zacząć tworzenie budżetu firmowego?

Przyjmijmy, że masz swój budżet. Z realnie oszacowanymi przychodami, z kompletnie ujętym kosztami, prawidłowo sfazowany w czasie.

Budżet to jest dokument, z którym należy pracować na bieżąco. Co mam na myśli, przez na bieżąco?

Moim zdaniem co najmniej raz w miesiącu powinnaś zajrzeć do budżetu i poświęcić czas na analizę danych finansowych.

CO ANALIZOWAĆ W BUDŻECIE PRACUJĄC Z NIM W CIĄGU ROKU?

Załóżmy, że bierzemy się do analizy na początku miesiąca. Zbieramy wszystkie faktyczne dane finansowe za poprzedni miesiąc:

• wszystkie przychody, które wygenerowałaś w poprzednim miesiącu czyli np. faktury sprzedażowe
• wszystkie koszty poniesione w poprzednim miesiącu
• w zależności od typu biznesu, możesz zbierać dane ilościowe na temat sprzedaży np. ilość sprzedanych produktów, ilość zamówień, ilość obsłużonych klientów itp.

W tabeli budżetowej za analizowany miesiąc wprowadzasz obok kolumnę z nazwą “wykonanie”.

Wpisujesz w każdej pozycji faktyczne przychody i koszty i porównujesz z tym, co założyłaś w budżecie.

No i teraz najważniejsza sprawa – analiza danych.

Patrzysz, jak bardzo rzeczywiste dane różnią się od planu. Ale ważniejsze jest odpowiedzenie sobie samej na pytanie – dlaczego się różnią.

Znalezienie odpowiedzi na przyczynę odchyleń od budżetu jest kluczowe.

CO ROBIĆ Z ODCHYLENIAMI W BUDŻECIE?

Odchylenia w budżecie mogą być w dwie strony – mniejsze lub większe niż planowane.

Przychody ze sprzedaży – co oznacza, gdy masz przychody mniejsze niż w budżecie?

• Może to oznaczać, że przychody w budżecie są zbyt optymistyczne
• Może to oznaczać, że przychody są nieprawidłowo rozłożone w czasie – w danym miesiącu masz mniejsze przychody, ale nadgonisz w przyszłych.
• Może to oznaczać, że coś nie działa w sprzedaży i marketingu, musisz popracować nad efektywnością tych procesów.

Jedno jest pewne – mniejsze przychody niż planowane jest zawsze niekorzystne i oznacza chorągiewkę alarmową dla Ciebie. Analiza przychodów za dany miesiąc powinna kończyć się wnioskiem czy konieczna jest korekta planu na kolejne miesiące czy jeszcze nie.

Koszty – kiedy koszty są większe niż w budżecie, to wiadomo, że niedobrze się dzieje.

Co sprawdzić gdy koszty przekraczają te zabudżetowane?

• musisz sprawdzić które kategorie kosztów są wyższe niż planowałaś i dlaczego?
• jeśli problemem jest kompletność kosztów w budżecie, to musisz uzupełnić budżet na kolejne miesiące o tę pozycję
• jeśli wzrost jest wynikiem podwyżek podwykonawców albo generalnie podwyżką cen, to też trzeba zrobić aktualizację budżetu
• czasem wzrost kosztów wynika z wyższych przychodów. W tej sytuacji taki wzrost nie jest negatywny. Pod warunkiem, że wzrostowi tych kosztów towarzyszy bardziej dynamiczny wzrost przychodów czyli, że zarabiasz na tym.

Właściwa interpretacja odchyleń w budżecie związana jest ze znajomością Twojego biznesu. Robiąc takie ćwiczenie intelektualne, lepiej rozumiesz, jak Twoje decyzje oraz zmiany w otoczeniu wpływają na Twój biznes, a właściwie na Twoje wyniki finansowe i Twój stan konta bankowego.

JAK BUDŻET FIRMOWY MOŻE UCHRONIĆ CIĘ PRZED KŁOPOTAMI FINANSOWYMI?

Jedną sprawą jest analiza odchyleń post factum. Ale chyba najważniejszy aspekt pracy z budżetem to bieżąca kontrola wydatków.

Przyjmuje się, że budżet określa Twoje limity wydatków. Wydając pieniądze w ramach założonych w budżecie kwot, wiesz, że nie wpędzisz się w kłopoty finansowe.

Gdy pojawi się chęć lub potrzeba wydania pieniędzy na coś, czego nie ma w budżecie, możesz zobaczyć jaki będzie wpływ tej decyzji na Twój stan konta. I wtedy decydujesz, czy wydajesz te pieniądze czy jednak się wstrzymujesz. W każdym razie masz możliwość świadomego podejmowania decyzji i akceptacji skutków tej decyzji – mniejszy zysk.

Powodzenia w pracy z budżetem!