Statystyki są dosyć brutalne, bo okazuje się, że mniej więcej połowa małych firm (mam tutaj na myśli jednoosobowe działalności i mikro firmy) nie prowadzi żadnego budżetu!

Budżet? Nuda! Excel? Nie cierpię excela! Tak pewnie reaguje większość z przedsiębiorców. Bo przecież nie po to zakładamy własny biznes, żeby zajmować się nudnymi excelami.

Moim zdaniem, bez budżetu jest jak bez kompasu w nieznanym terenie. Prędzej czy później zgubisz się.

Moja rada – zrób budżet, zacznij pracować z budżetem, powoli, małymi kroczkami. Na początku na pewno popełnisz sporo błędów, ale to dobrze. Popełnianie błędów to nic złego, to oznaka, że robisz coś nowego.

Aby Ci pomóc, przygotowałam zestawienie błędów, które popełniane są przy tworzeniu budżetu w małych firmach.

BUDŻET NIE JEST DOSTOWANY DO SPECYFIKI TWOJEGO BIZNESU

Często przygotowując swój pierwszy budżet firmowy, korzystamy z gotowych szablonów dostępnych w Internecie. Zwłaszcza gdy nie masz doświadczenia ani wiedzy w zakresie finansów i budżetowania, korzystasz z przygotowanych przez kogoś wzorów, aby od czegoś zacząć. Musisz zwrócić uwagę, czy taki szablon jest dostosowany do specyfiki Twojego biznesu. Czy nie zawiera zbyt wielu szczegółów, które nie są dla Ciebie istotne np. zbyt rozdrobnione pozycje kosztów. Nie może być zbyt skomplikowany, bo będziesz go potem ignorować. Lub też w drugą stronę, czy nie brakuje jakiejś istotnej pozycji, która powinna się znaleźć w Twoim budżecie.

Podsumowując, plik, w którym będziesz przygotowywać swój budżet firmowy, musi odzwierciedlać Twój biznes i Twoje potrzeby dotyczące informacji finansowych.

PRZYCHODY W BUDŻECIE SĄ NIEREALISTYCZNE

Budżet to zestawienie planowanych przychodów i kosztów.

Zasadą, którą należy się kierować przy konstrukcji budżetu firmowego jest: przychody tylko pewne, koszty nawet te tylko prawdopodobne.

Moim zdaniem, najtrudniej jest zaplanować przychody. Łatwo jest je przeszacować czyli być zbyt optymistycznym. Z drugiej strony można powiedzieć, że przecież nie jestem wstanie dokładnie przewidzieć, ile sprzedam produktów czy usług, zwłaszcza planując w horyzoncie 12 miesięcy.

Dużo zależy od tego, jaki mamy etap rozwoju biznesu. Czy dopiero zaczynamy i pracujemy na swoim pierwszym budżetem czy też mamy biznes działający już od jakiegoś czasu tylko nie pracowaliśmy wcześniej z budżetem.

Ten drugi przypadek jest łatwiejszy, ponieważ mamy do dyspozycji jakąś historię. Być może mamy stałych klientów, podpisane umowy itp. Możemy oprzeć się na tych danych historycznych i do tego dołożyć jakiś % wzrostu.

Jeśli dopiero startujemy, jest trudniej. Jednakże musimy coś założyć w kwestii przychodów. W tym przypadku lepiej być nieco bardziej pesymistycznym i nie doszacować przychody niż przeszacować.

W budżetowaniu przychodów pomaga zejście na poziom analityczny czyli rozpisanie przychodów na dosyć szczegółowym poziomie. To może pozwolić lepiej ocenić realność naszych założeń.

Dla przykładu – rozpisujemy przychody na miesiące albo nawet na dni jeśli taka jest specyfika. Do tego przygotowujemy informacje ilość razy cena. Mam na myśli to, że staramy się ująć każdy rodzaj produktu, ustalić dla niego cenę i zaplanować ilość jaką sprzedamy każdego dnia czy miesiąca. To pozwoli ocenić, czy założenia są realne czy przesadzone.

Dobrym pomysłem jest też przygotowanie budżetu w kilku wariantach. Jeden wariant bardziej pesymistyczny, w którym przychody są na bardzo ostrożnym poziomie. I drugi wariant bardziej agresywny gdzie przyjmujemy przychody na wyższym poziomie.

BUDŻET ZAWIERA ZANIŻONE KOSZTY

Czasem łatwiej jest rozpocząć tworzenie budżetu od kosztów. Koszty są prostsze do uchwycenia i zaplanowania, zwłaszcza koszty stałe.

Co jest istotne, to w przeciwieństwie do przychodów, koszty musimy budżetować raczej pesymistycznie.

Generalnie koszty dzielimy na dwie grupy – koszty stałe i koszty zmienne.

Koszty stałe to te, które ponosimy nawet gdy sprzedaż wynosi 0. W małych działalnościach jednoosobowych kosztami stałymi są na przykład:

• ZUS
• abonamenty różnego rodzaju np. za narzędzia, aplikacje, sklep internetowy itd
• koszty telefonu, Internetu
• koszt najmu biura, magazynu
• wynagrodzenie dla właściciela/-lki ( dla Ciebie)

Koszty zmienne to takie, które są związane bezpośrednio z przychodami czyli jeśli nie ma sprzedaży to tych kosztów nie poniesiemy:

Przykład:

• w sklepie internetowym prowizja za płatność, która jest pobierana od transakcji
• przesyłki kurierskie do klientów
• jeśli sprzedajesz rękodzieło to kosztem zmiennym są koszty materiałów, które wykorzystujesz do wytworzenia produktu dla klienta.

Są też inne koszty kategorie jak koszty marketingu np. reklam w mediach społecznościowych czy koszty sesji zdjęciowej produktów, które nie są typowym kosztem stałym, ale też nie kosztem bezpośrednio związanym z konkretną sprzedażą.

Istotne jest to, żeby umieć zidentyfikować wszystkie kategorie kosztów, jakie będą konieczne do poniesienia. I dodatkowo umieć je wycenić. W kwestii wyceny kosztów lepiej przyjąć je z zapasem, zwłaszcza w czasach wysokiej inflacji, gdy koszty rosą bardzo szybko.

BUDŻET NIE ZAWIERA REZERWY NA NIEPRZEWIDZIANE KOSZTY

Ten punkt nawiązuje nieco do poprzedniego związanego z niedoszacowaniem kosztów. Praktyka pokazuje, że najczęściej w ciągu roku pojawiają się niespodziewane wydatki. Nie jesteśmy wstanie przewidzieć wszystkiego.

Najlepiej przyjąć to jako zasadę i tworząc budżet, stworzyć sobie dodatkową kategorię nazwaną rezerwa na niespodziewane wydatki. Można ją wyliczyć np. jako 5-10% kosztów, które już ujęliśmy.

BUDŻET NIE UWZGLĘDNIA KWESTII PRZEPŁYWÓW FINANSOWYCH

To jest dosyć skomplikowany temat, ale chodzi o płynność finansową czyli w sumie o najważniejszą sprawę w każdej firmie.

Mówiąc ogólnie, chodzi o rozróżnienie wpływu od przychodu oraz kosztu od wydatku.

Nie w każdym biznesie będzie to istotne, ale są takie branże, gdzie ta kwestia jest kluczowa.

Zacznijmy od przychodów. Jeśli Twój biznes prowadzisz np. online i sprzedajesz produkty czy usługi poprzez sklep internetowy, pobierając płatność od klienta od razu, to w zasadzie przychód i wpływ to jest to samo.

Jeśli natomiast świadczysz usługi, wystawiasz fakturę, a klient zapłaci Ci za 14 dni czy nawet za 30 dni, to niestety tutaj jest różnica między przychodem a wpływem. Pomijam kwestię problemów ze ściągalnością należności, zakładamy, że takie nie występują.

W takiej sytuacji musisz na etapie tworzenia budżetu zwrócić na to uwagę.

Możliwe są dwa podejścia:

• albo tworzysz budżet przychodów wg zasady kasowej czyli planujesz przychody w tych momentach gdy będzie zapłata za fakturę,
• albo przygotowujesz odrębny plan cash flow, dla którego bazą będzie budżet.

Jeśli chodzi o koszty, to tutaj musimy rozdzielić kwestię wydatku od kosztu.

Przykłady:

• Zapłata za roczny abonament np. za domenę. Wydatek jest jednorazowy, ale koszt dotyczy całego roku czyli 12 miesięcy i w każdym miesiącu będzie 1/12 całej wydanej kwoty.
• Produkujesz sukienki. Zanim sprzedaż sukienkę musisz wydać pieniądze na materiały, dodatki, zapłacić szwalni czy krawcowej, kupić opakowania i inne dodatki. Koszt będzie dopiero wtedy, gdy sprzedaż sukienkę – kosztem będzie suma wydatków na materiał i szycie konkretnej sprzedanej sukienki.
• Sprzedajesz notesy, które kupujesz w hurtowni. Musisz najpierw wydać pieniądze na zakup notesów, które masz w magazynie. Koszt pojawi się dopiero w momencie sprzedania.

Nie wolno zapominać o kwestii płynności finansowej. Utrata płynności jest najczęstszym powodem upadłości firm.

PODSUMOWANIE

Mam nadzieję, że zebrane przez mnie główne błędy w przygotowywaniu budżetu, będą dla Ciebie pomocne i pomogą Ci w stworzeniu dobrego budżetu, z którym będziesz pracować na bieżąco i realizować swoje plany biznesowe.

Daj znać w komentarzu, jak to wygląda u Ciebie.