Mam wrażenie, że prowadzenie biznesu to ciągłe popełnianie błędów i gaszenie pożarów. I nie ma w tym nic dziwnego ani złego, bo wszyscy to robimy. Ważne, żeby wyciągać wnioski i nie popełniać tych samych błędów drugi raz.

Finanse firmowe są na tyle istotne, że popełnianie błędów w tym obszarze może mieć brzemienne w skutkach konsekwencje dla Twojego biznesu.

Zebrałam kilka najczęstszych błędów, które popełniają początkujący ale nie tylko, przedsiębiorcy.

Moim największym błędem był brak rozdzielenia konta firmowego i prywatnego na początku prowadzenia działalności. Ależ to był bałagan.

Ale po kolei. Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy.

Nie rozdzielasz finansów prywatnych od firmowych

Jeśli popełniasz ten błąd, to jak najszybciej załóż osobne konto bankowe firmowe i oddziel pieniądze firmowe od prywatnych.

Dlaczego jest to istotne i jakie może rodzić problemy biznesowe i podatkowe?

1. Wydajesz więcej niż powinnaś. Gdy posiadasz jeden wspólny rachunek bankowy dla firmy oraz do wydatków prywatnych, istnieje duże ryzyko, że po prostu wydasz więcej pieniędzy niż tak naprawdę powinnaś/-powinieneś.
2. Robi się bałagan związany z tym, że masz na tym samym koncie wydatki na cele osobiste np. zakupy spożywcze, ubrania oraz wydatki firmowe. Może Ci umknąć jakiś wydatek, którego nie dasz do księgowości do ujęcia w kosztach firmowych.
3. Część pieniędzy, które wpływają na Twoje konto firmowe, nie jest tak naprawdę Twoja. Chodzi mi konkretnie o podatki. Podatek VAT od jakiegoś czasu automatycznie jest rozdzielany przy płatności i VAT jest odkładany na wydzielonym koncie (jeśli wystawiasz faktury VAT). Ale jeśli masz sprzedaż dla osób fizycznych np. poprzez sklep internetowy, to część wpływów na konto firmowe będziesz musiała/ł w rozliczeniu kwartalnym czy miesięcznym oddać do urzędu skarbowego. Gdy masz pomieszane finansowe firmowe i osobiste, możesz niechcący te pieniądze wydać.
4. Inny problem jest natury podatkowej – gdy sprzedajesz np. swoje używane rzeczy i środki z tej sprzedaży wpływają na konto wspólne prywatne i firmowe, to będziesz musiała udowodnić w przypadku kontroli skarbowej, że to nie była transakcja biznesowa i że nie powinna zostać opodatkowana.

Nie planujesz finansów firmowych

Nie planujesz ile zarobisz i ile wydasz czyli po prostu nie prowadzisz budżetu firmowego.

Co to jest budżet firmowy?

Mówiąc krótko, to zestawienie przychodów i kosztów firmowych w określonym czasie. Najczęściej robi się budżet roczny w podziale na miesiące. Poziom szczegółowości zależy od specyfiki Twojego biznesu i od Twoich potrzeb.

Po co robimy budżet firmowy?

Robimy go po to, żeby planować i kontrolować finanse w swojej firmie.

Żeby realizować swoje plany finansowe i biznesowe.

Żeby na czas reagować, gdy pojawią się zagrożenia braku rentowności czy płynności finansowej.

Pierwszy budżet powinien powstać w momencie gdy wpadasz na pomysł założenia biznesu. W pliku excelowym spisujesz wszystkie planowane przez Ciebie przychody w podziale na miesiące i na kategorie. Do tego dokładasz wszystkie koszty, które musisz ponieść, żeby biznes ruszył i działał. Jest to faktyczne zweryfikowanie realności Twojego pomysłu na biznes. Wiesz ile musisz sprzedać, żeby zarobić oczekiwaną przez Ciebie kwotę.

Czasem okazuje się, że pomysł jest nieopłacalny, ale nie dowiesz się jeśli tego nie policzysz.

Z budżetem należy pracować na bieżąco w ciągu roku. Analizować jego realizację, wprowadzać aktualizację kwot, korekty gdy np. nie uwzględniłaś jakiejś kategorii kosztów. Bieżąca praca z budżetem będzie świetnym nawykiem, który pomoże Ci w zarządzaniu finansami firmowymi.

Nie odkładasz pieniędzy na podatki

Część pieniędzy, które wpływają na Twoje konto firmowe nie jest tak naprawdę Twoja. Chodzi o podatki:

• podatek VAT (od towarów i usług) jeśli jesteś „vatowcem”
• podatek dochodowy

Są to pieniądze, które będziesz musiała przelać na konto urzędu skarbowego. Jeśli rozliczasz się miesięcznie, to sytuacja może nie być tak trudna. Ale jeśli rozliczasz się kwartalnie to może być problem, bo kwota będzie znacznie większa.

Jeśli nie do końca planujesz nad finansami firmowymi, to możesz wydać część pieniędzy przeznaczonych na zapłatę podatków.

Jak najlepiej tego uniknąć?

Załóż osobne subkonto bankowe, na które przelewaj z każdej opłaconej faktury jakąś część na podatki. Wylicz sobie ile to u Ciebie średnio wypada, np. 15%.

Informację z księgowości otrzymasz prawdopodobnie dopiero na kilka dni przed terminem płatności, a to może być za późno, jeśli sytuacja na Twoim koncie bankowym jest kryzysowa.

Nie wypłacasz sobie pensji

Jednym ze źródeł bałaganu w finansach firmowych może być niekontrolowane i nieplanowane „podbieranie” pieniędzy z konta firmowego na cele prywatne. To był mój przypadek na początku prowadzenia firmy. Miałam jedno konto i totalny miszmasz. Płaciłam z niego zarówno za zakupy spożywcze do domu jak i za faktury firmowe. Próbowałam potem robić jakieś refundacje z konta oszczędnościowego, ale robił się totalny bałagan. W końcu nie wiedziałam ile wydaję na cele prywatne i ile mam pieniędzy firmowych na koncie.

W małych biznesach często miesięczne wpływy są nieregularne. W przeciwieństwie do pracy na etacie nie masz co miesiąc tej samej kwoty dochodu.

Co można więc zrobić, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu? Można ustalić miesięczną kwotę wynagrodzenia i wypłacać ją sobie regularnie na konto prywatne.

Ważne, żeby ta ustalona kwota była na rozsądnym poziomie tzn. żebyś na przykład nie wypłacała sobie więcej niż zarabiasz.

Pamiętaj też, że aby biznes mógł się rozwijać, część wypracowanego zysku powinna zostać w firmie nie wypłacona.

A skąd mam wiedzieć jaką kwotę mogę sobie wypłacać?

Tutaj wracamy do tematu budżetu firmowego. Dobrze zrobiony oraz na bieżąco analizowany budżet da Ci odpowiedź na to pytanie.

Uważasz, że twoimi finansami zarządza księgowa

Prowadząc małą firmę musisz ogarniać tematy związane z księgowością. Od tego nie ucieknie żaden przedsiębiorca.

Z danych statystycznych wynika, że około 65% małych i średnich firm prowadzi księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir). Czyli tzw. księgowość uproszczoną.

Możliwości są dwie:

• prowadzisz księgowość samodzielnie
• zlecasz prowadzenie księgowości do biura rachunkowego

Z mojego doświadczenie polecam zlecić prowadzenie księgowości wykwalifikowanej i zaufanej księgowej/księgowemu.

Dlaczego?

• Oszczędzasz czas, który zamiast na księgowanie poświęcisz na rozwój biznesu.
• Minimalizujesz ryzyko związane z pomyłkami i opóźnieniami. Poza tym przepisy podatkowe tak szybko się zmieniają, że trzeba być naprawdę na bieżąco, żeby niczego nie przegapić.

W tym wszystkim pamiętaj, że księgowość to nie to samo co zarządzanie finansami firmowymi. Księgowa ewidencjonuje to co już się wydarzyło w Twojej firmie. Dane z księgowości są też dosyć ograniczone. Nie dowiesz się z nich np. o marżowości Twoich produktów.

Finansami Twojej firmy musisz zająć się Ty!

Często oznacza to prowadzenie własnej dodatkowej ewidencji kosztów i przychodów, analizowanie marż na usługach, projektach czyli prowadzenie kontrolingu lub rachunkowości zarządczej.