Odpowiedź na to pytanie jest banalnie prosta: zarządzanie finansami nie jest w ogóle ważne. Za to bardzo ważna jest stabilna i przewidywalna sytuacja finansowa Twojego biznesu.
Ludzie zakładają własny biznes z różnych powodów. Jednym z ciekawszych, który spotkałam w raporcie na temat przedsiębiorczości w Polsce, to – aby zmieniać świat na lepsze.
Jeden powód zakładania własnej firmy jest zawsze wspólny – zarabianie pieniędzy.
- A skąd wiesz, czy faktycznie zarabiasz pieniądze jeśli się tym nie interesujesz, nie zajmujesz, nie sprawdzasz na bieżąco? Może tylko wydajesz pieniądze?
- Skąd wiesz czy ceny Twoich produktów i usług są właściwie ustalone?
- Czy wiesz jaką masz marżę na każdym z Twoich produktów czy usług?
- Czy wiesz jaką pensję powinnaś sobie wypłacać co miesiąc?
- Czy masz poduszkę finansową na czarną godzinę, niespodziewane wydatki?
- Jak długo Twoja firma mogła by działać gdyby nagle sprzedaż spadła do 0?
To jest kilka pytań dotyczących finansów firmowych, na które warto znać odpowiedzi. Jeśli ich nie znasz lub co więcej nigdy ich sobie nie zadawałaś, to warto to jednak zrobić jak najszybciej.
Co może się zdarzyć, gdy zaniedbasz zarządzanie finansami w twojej firmie?
- W ekstremalnym przypadku będziesz musiała zamknąć biznes, bo będzie nierentowny lub straci płynność finansową.
- Będziesz zarabiać mniej niż planowałaś, niż byś mogła, niż byś chciała. To w długim okresie może prowadzić do frustracji i utraty zapału i serca do prowadzenia firmy.
- Twój biznes nie będzie się rozwijał, ponieważ nie będziesz miała z czego sfinansować tego rozwoju.
Dlaczego warto zajmować się i doglądać finansów firmowych na bieżąco?
- Aby w porę podjąć konieczne działania naprawcze. Prowadząc biznes powinnaś mieć swój plan finansowy, zwany budżetem. Prosty lub bardziej rozbudowany, ale powinien być. Taki budżet zawiera minimum planowane przychody w podziale na miesiące, szacowane koszty w podziale na różne kategorie, w zależności od rodzaju branży i poziomu skomplikowania biznesu. Jeśli nie będziesz na bieżąco sprawdzać jak faktyczne przychody i koszty mają się do Twoich założeń, możesz przegapić moment alarmowy, gdy sytuacja finansowa Twojej firmy jest zagrożona.
Tak się może stać gdy założyłaś zbyt ambitne/optymistyczne przychody lub nie doszacowałaś kosztów, mogłaś o któryś kategoriach zapomnieć, nie wiedzieć.
Bieżące analizowanie aktualnych przychodów i kosztów pozwoli Ci w porę wychwycić taką sytuację. Możesz wtedy podjąć konkretne działania żeby zapobiec problemom finansowym.
- Rentowność czyli ile zarabiasz na Twoich usługach czy produktach. Na rentowność kluczowy wpływ ma cena. To od poziomu cen, które ustalisz na poszczególne produkty będzie zależało ile ostatecznie zostanie na Twoim koncie. Jeśli ustalisz cenę za nisko, to może się okazać, że ledwo pokrywasz wszystkie koszty oraz podatki i nic nie zostaje dla Ciebie. W ekstremalnej sytuacji może być tak, że niektóre produkty sprzedajesz ze stratą. I w długim okresie to oznacza bankructwo. Musisz dokładnie wiedzieć jaka jest rentowność każdego Twojego produktu, czy masz możliwość dawania klientom rabatów i na jakim poziomie. Gdy koszty wzrosną, marżowość się pogorszy. Musisz to na bieżąco sprawdzać i odpowiednio korygować ceny.
- Jest takie powiedzenie „cash is king”. Oznacza to tyle, że ostatecznie istotne jest to ile masz pieniędzy na koncie do swojej dyspozycji. Najczęstszym powodem upadłości firm jest utrata płynności finansowej. Tak się zdarza nawet gdy ceny są dobrze ustalone i sprzedaż jest z dobrą marżą. Ale nie ma gotówki. Kiedy tak się może zdarzyć? Gdy masz problemy ze ściąganiem należności od swoich klientów. Sprzedajesz produkty, wystawiasz faktury, masz z tego tytułu zobowiązania podatkowe (vat, pit), a klient Ci nie płaci. To tak jakby tej sprzedaży nie było. Inną sytuacją jest przeinwestowanie np. gdy sprzedajesz produkty fizyczne i zbyt dużo pieniędzy zainwestujesz w materiały czy towary do sprzedaży. Masz środki finansowe zamrożone w zapasach, które może i sprzedasz, ale środki z tej sprzedaży pojawią się za jakiś czas, gdy klienci kupią od Ciebie towar. Inny powód utraty płynności to zwykła rozrzutność, nieplanowane wydatki, nadmierne, nie ujęte w budżecie.
- Regulowanie zobowiązań podatkowych na czas. Zakładając, że Twoją księgowość prowadzi profesjonalna księgowa, liczy Twoje zobowiązania podatkowe, to i tak powinieneś umieć oszacować jakie będą Twoje zobowiązania za bieżący okres, zanim księgowa Ci podeśle konkretną kwotę. Księgowa najczęściej wysyła Ci informację o podatku do zapłacenia na kilka dni przed terminem, który jest nieprzekraczalny. I słabo gdy ta kwota Cię zaskoczy a jeszcze gorzej gdy nie będziesz mieć takich pieniędzy na koncie.
- Przygotowując budżet na kolejny rok często korzystamy z informacji zebranych w bieżącym roku i latach poprzednich. Bieżące zbierania i analizowanie finansów bardzo pomaga w przygotowaniu dobrego budżetu na kolejny rok. Jeśli popełniłaś jakieś błędy w budżecie w danym roku, to przygotowując budżet na nowy rok jest szansa ich uniknąć.
To co, czy zarządzanie finansami firmowymi jest ważne?